7 tips: Hvordan effektivisere møter og redusere kostnader

Opplever du ofte at et møte starter med fomling for å finne rett kabel til projektoren? Og når du først får bildet på skjermen, så bruker du ekstra tid på PC'n for å få riktig oppløsning og bilde?

Denne virkeligheten koster mye tid og penger. Teknologiske løsninger kan gi en plattform for samhandling, men selve møterommet må også fungere uten hindre. Møterommet skal korte ned produksjonstiden, og øke motivasjonen og engasjementet blant de ansatte. Og det kan du enkelt få til med de rette løsningene.

En helhetlig tankegang kan være både kostnadsbesparende og mer brukervennlig. Når man investerer i skjermer, kamera og kontrollpanel er det smart å ha en god plan for plassering strømuttak på vegg, og sikre at kabelbrønnene nedfelles på en god og ryddig måte i møteromsbordet.

Teknologi kan styrke samhandling

Presentasjoner utgjør en stor del av innholdet i dagens møter, og bruk av hender og ansiktsuttrykk kan gi innholdet en sterkere karakter. God kommunikasjon handler fortsatt om å ha god øyekontakt og da er video et godt verktøy. Med dagens verktøy gir også større mulighet til å jobbe interaktivt med oppgaver direkte i møtet.


Du kan spare mye tid på å løfte møteromsystemene våre til dagens nivå. Den nye teknologien gir oss fleksibilitet, samtidig som den begrenser hvor mye vi reiser. I Lindbak sparer vi både penger, tid og miljø på gode samhandlingsløsninger.

Ta kontakt med din lokale Lindbak avdeling

Her er 7 tips til hvordan din bedrift kan optimalisere møtevirksomheten og redusere kostnader:

1) Tenk brukervennlighet

Møtedeltakerne bør oppleve at det er få steg for å komme i gang med møtet. Fjern derfor enhver brukersperre som er knyttet til banale ting som en dårlig fjernkontroll eller en rotete kabelbrønn. Ha også veiledning for pålogging enkelt tilgjengelig på møterommet.

2) Tenk over hvilken typer møter dere skal ha

En feil mange gjør er å kun installere videokonferanseutstyr på det største møterommet. Dette rommet er ofte opptatt til interne avdelingsmøter eller enkeltpersoner som booker det store rommet for å ha et videomøte med en annen avdeling. Med denne tilnærmingen blir kapasiteten og tilgjengeligheten fort begrenset.

Det kan derfor være smart å tenke på at små grupperom eller et stort kontor også kan fungere til videomøter. Et grupperom som er beregnet for 2-6 personer får en helt annen dimensjon om man setter inn en skjerm og et kamera.

3) Møterommet må holde høy kvalitet

Hvis møtedeltakerne opplever at utstyret ikke fungerer vil effektivitet og produktivitet synke. Konferansenseløsninger, skjermer, nettverk og kabelbrønner bør derfor fungere ti av ti ganger.

4) Hold samme utforming og funksjonalitet i møterom uavhengig av kompleksitet. Det vil øke brukervennlighet.

For bedrifter med mange avdelinger kan det være mange synergier i å sikre samme innredning og funksjonalitet i møterommene. Med like møbler, kabelbrønner og koblinger er det enklere for alle å kjenne igjen systemene uansett hvor de er.

5) Tenk langsiktig kostnadsmessig. Hva kan enkelt skiftes ut?

Det er viktig at utstyret man investerer i er IT-kompatibelt og fremtidsrettet, da det stadig kommer nye produkter og teknologi i IT jungelen. Det er kanskje dumt å låse seg mot en spesifikk software for eksempel

6) Bruk møtene produktivt

Bearbeid og distribuer filene mens du sitter i rommet slik at alle får input umiddelbart. Dagens løsninger gjør dette fullt mulig og på denne måten kan man faktisk gjøre jobben der og da istedenfor bare å legge planer for hva dere skal jobbe videre med.

Se inspirasjonsfilm fra SmartTech her

7) Tenk øyekontakt

Bruk gjerne møtebord der enden nærmest skjermene i rommet er bredere enn den motstående enden, slik at møtedeltakerne som sitter langs bordet sitter litt skrått. Det gir bedre øyekontakt mellom møtedeltakerne siden de kan se på skjermen uten å snu hele kroppen rundt. Dette er spesielt viktig ved videokonferanser.

Hvor stor bør skjermen være?

Se tabell som kan fungere som en god tommelfingerregel på avstand i forhold til ulike skjermstørrelser:

Kundeweb

Kundeweb

Glemt passordet ditt?
Få e-post med nytt passord